Die Stammdatenpflege des Vereins in nuLiga ist von immenser Bedeutung. Die hier verarbeiteten Informationen werden nämlich vom Verband zur Kommunikation verwendet und sollten deshalb regelmäßig aktualisiert werden. Wir zeigen Dir, wie Du die Stammdaten Deines Vereins (z.B. Funktionäre, Adressen usw.) ändern oder auch die Bestandserhebung durchführen kannst.
Hilfestellungen zur Stammdatenpflege in nuLiga
Stammdaten Deines Vereins pflegen
In Deinem Verein hat sich etwas geändert (z.B. durch Neuwahlen bei der Mitgliederversammlung oder ein Wechsel des Bankkontos)? Dann ist es wichtig, dass Du die Änderungen umgehend im Online-Vereinsportal nuLiga eingibst. Nur so ist eine reibungslose Kommunikation zwischen Verein und Verband möglich. Und die ist - wie Du selbst weißt - von immenser Bedeutung.
WICHTIG: Änderungen an den Vereinsstammdaten kannst Du nur als Vereinsadministrator (in der Regel sind das der Vorsitzende, Sport- und Jugendwart) vornehmen. Fehlt Dir diese Berechtigung, musst Du sie bei Deinen Vereinsadministratoren anfragen oder sie darum bitten, die Änderungen vorzunehmen.
Du suchst unter dem Reiter "Vereinsinfo" die Möglichkeit, die Vereinsfunktionäre zu ändern? Mag im ersten Moment einleuchtend erscheinen, die Änderung dort vorzunehmen, ist allerdings der falsche Weg.
Genauer betrachtet, ändert man nämlich nicht den Namen der Funktionäre, sondern fügt einem Namen (also einem Mitglied) eine Vereinsfunktion hinzu oder entfernt sie. Heißt: Die Änderung wird in der Mitgliederverwaltung über den Reiter "Mitglieder" vorgenommen. Hier suchst Du einfach nach dem entsprechenden Mitglied, öffnest den Datensatz und...
- fügst eine oder mehrere Vereinsfunktionen hinzu, indem Du im Datensatz-Abschnitt "Funktionen" die entsprechende Funktion im Dropdown-Menü auswählst und auf "hinzufügen" klickst oder
- entfernst sie, indem Du bei einer bestehenden Funktion des Mitglieds unter "aktiv von - bis" das Datum des Amtsaustritts einträgst.
- Am Ende "Speichern" nicht vergessen!
Das Erteilen (oder auch Löschen) einer Zugangsberechtigung ist im Grunde ganz einfach - wenn man weiß wo. Um einem Mitglied einen Zugang zum Vereinsportal Deines Clubs zu vergeben bzw. zu entziehen, musst Du...
- den Datensatz des Mitglieds über die Mitgliederverwaltung (Reiter "Mitglieder") öffnen
- zum Erteilen einer Zugangsberechtigung, setzt zu den entsprechenden Haken (z.B. bei "Ergebnisserfassung"). WICHTIG: Gib vorher die E-Mail-Adresse ein.
- Mit Klick auf "Speichern" erhält das Mitglied automatisch eine Mail mit dessen Zugangsdaten
- Zum Entziehen einer Zugangsberechtigung, nimmst Du den Haken bei der entsprechenden Berechtigung einfach raus und klickst auf "Speichern"
Eine Übersicht der Vereinsmitglieder mit Zugangsberechtigung zum Vereinsportal in Deinem Club findest Du unter dem Reiter "Vereinsinfo". Insgesamt gibt es hiervon sieben Verschiedene:
- Vereinsadministration
Der Alles-Könner und wichtigste Zugang - gerade wenn es um Stammdatenänderungen, Mitgliederverwaltung oder die Mannschaftsmeldung geht. Deshalb statten Vereine meistens ihren Vorsitzenden, Sport- und Jugendwart mit dieser Zugangsberechtigung aus. - Lizenzverwaltung
Dieser Zugang ermöglich den Zugriff auf die Spiellizenzverwaltung in Deinem Verein. Heißt: Die Person mit dieser Berechtigung ist dazu befähigt, Spielerwechsel zu beantragen und Spieler freizugeben. - Ergebniserfassung
Die Berechtigung zur Ergebniserfassung wird in der Regel den Mannschaftsführern vergeben und berechtig - wie der Name schon sagt - zum Eintragen der Ergebnisse im Mannschaftsspielbetrieb. Zusätzlich können Mannschaftsführer mit dieser Berechtigung auch Spielverlegungen anstoßen und zustimmen - natürlich nur für deren Mannschaft. - Turnieradministrator
Der Zugang für Turnierveranstalter in Deinem Club. Dieser berechtigt zur Anmeldung von Turnieren, der Erstellung der Turnierausschreibung und zur Nutzung der Turniersoftware. - Ehrungen
In Deinem Club kümmert sich eine Person um die Ehrungen Eurer langjährigen Funktionäre? Dann ist dieser Zugang genau richtig. Denn damit kann online über das Vereinsportal eine Ehrung durch den Verband beantragt werden. - Benchmarking
Dein Verein will wissen, wie es um ihn steht? Was läuft gut, wo ist Ausbaupotential? Möchtest Du das herausfinden, dann brauchst Du diese Berechtigung. Denn damit bekommst Du Zugriff auf das Vereins-Benchmarking, in dem Du mit einen Quick-Check sowie einer Detail-Analyse den Status Quo sowie mögliche Potentiale Deines Clubs ganz einfach abrufen kannst. Mehr Infos dazu findest Du HIER. - Vereinspostfach
Das Vereinspostfach: Hier legt der Verband wichtige Dokumente für die Vereine ab. In der Regel sind das vor allem Rechnungen. Deshalb sollte insbesondere der Kassenwart über diese Zugangsberechtigung verfügen.
Um die E-Mail-Adresse eines Funktionärs zu ändern, musst Du in das Profil der Person (über den Reiter "Mitglieder") gehen und im Feld "E-Mail-Adresse" die Informationen aktualisieren.
Eigene Funktionärsadresse
Einem Funktionär lässt sich eine individuelle Funktionärs-E-Mail-Adresse hinterlegen. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn ein Funktionär mehrere Ämter ausführt (z.B. auch Mannschaftsführer ist) oder zusätzlichen einen privaten Zugang zu nuLiga hat. Hat man einer Person also eine Funktion vergeben, kann man rechts daneben - über den Button "Eigene Funktionärsadresse anlegen" - die offiziellen Vereins-Kontaktinformationen (z.B. Vereins-E-Mail-Adresse, vereinsspezfische Postadresse oder Telefonnummer) hinterlegen, sodass diese dann im öffentlichen Bereich für alle einsehbar sind und auch vom Verband als offizielle Kontaktinformationen genutzt werden können. Private Informationen bleiben somit für die Öffentlichkeit unsichtbar. Hat eine Person gleich mehrere Funktionen, lassen sich für jede auch unterschiedliche Kontaktinformationen anlegen.
Ausgegraute E-Mail
Ist das Feld ausgegraut, sodass Du es nicht bearbeiten kannst, liegt das daran, dass die Person einen Vereins- oder persönlichen Zugang zu nuLiga hat. In diesem Fall kann die Person nur selbst die E-Mail-Adresse ändern, indem sie sich einloggt und im eigenen persönlichen Bereich (oben rechts) die Angaben aktualisiert.
Hat die Person ihre Zugangsdaten vergessen und keinen Zugriff mehr auf das eigene E-Mail-Postfach - kann also das Passwort nicht mehr selbständig zurücksetzen - ist die Änderung nur noch über den Verband möglich. In diesem Fall also in der HTV-Geschäftsstelle melden.
Um die Rechnungs- oder auch Platz- und Postadresse zu aktualisieren, gehst Du in den Reiter "Vereinsinfo" und aktualisiert alle Informationen in den entsprechenden Feldern.
WICHTIG: Bei der Rechnungsadresse muss immer eine E-Mail angegeben werden. Nur so kommen die Rechnungen auch im Verein an.
Zusätzliche Rechnungsempfänger kannst Du im Textfeld "E-Mail Rechnungsempfänger" angeben. Dieser erhalten die Rechnung dann ebenfalls in Kopie.
Sollte sich die Bankverbindung Deines Clubs geändert haben - z.B. durch eine Bankenfusion oder Wechsel des Bankinstituts - musst Du uns umgehend eine Mail mit den neuen Bankverbindungsinformationen (Kontoinhaber, IBAN & BIC) zukommen lassen. Wende Dich dazu am besten an unseren Kollegen Jan Duut (jan.duut@htv-tennis.de).
Die Eingabe der Plätze (Anzahl und Belag) findet zwei Mal im Jahr statt. Einmal zur Bestandserhebung, ein weiteres Mal zur Mannschaftsmeldung für die Sommer-Medenrunde.
Sollte sich in der Zwischenzeit etwas an den Angaben ändern (z.B. durch Sarnierungs- oder Umbaumaßnahmen), musst Du die Änderung per E-Mail der HTV-Geschäftsstelle melden.
Bestandserhebung - so gehst Du vor
Jedes Jahr im Zeitraum vom 01. bis 31. Juli muss Dein Verein eine Bestandserhebung über das Vereinsportal nuLiga abgeben. Anhand dieser wird der zu entrichtende Beitrag Deines Vereins berechnet (sofern nicht der Mindestbeitrag erhoben wird).
Durchführen können diese Bestandserhebung nur die Personen, die in Deinem Club die Zugangsberechtigung zur Vereinsadministration besitzen. Das gilt es zu beachten:
- Online in nuLiga anmelden
(Zugangsdaten vergessen? Kein Problem! Dann einfach hier neu beantragen: htv.liga.nu/passwort-vergessen) - Unter dem Reiter „Meldung“ im Abschnitt Sommer 20XX die Verlinkung „Bestandserhebung“ anklicken
- Die Schritte 1 bis 6 durchführen
- Und schon bist Du fertig!
Gemeldet werden müssen alle aktiven und passiven Mitglieder des Vereins bzw. der Tennisabteilung - bei Mehrspartenvereinen unabhängig davon, in welcher Abteilung die Erstmitgliedschaft des Mitglieds geführt wird.
Stichtag ist immer der 30.06. des aktuellen Jahres.
Das ist egal - zumindest für die Bestandserhebung. Denn die Mitgliederverwaltung in nuLiga ist nicht ausschlaggebend für die Berechnung der Mitgliederanzahl. Hierfür sind nur die eigens durchgeführten Angaben maßgeblich – quasi auf Vertrauensbasis.
Die Durchführung der Bestandserhebung ist für alle Vereine verpflichtend. Kommt Dein Verein dieser Verpflichtung nicht nach, wird - nach dem Grundsatz der Gleichbehandlung - die gemeldete Anzahl der Mitglieder aus dem Vorjahr pro Altersgruppe mit dem Faktor 1,05 multipliziert.
Deshalb: Führt die Bestandserhebung unbedingt durch! Es hilft uns als Verband genauso wie Deinem Verein. Denn andernfalls verfälscht sich das Bild der Mitgliederentwicklung für uns und für Deinen Verein wird es vor allem eins: teurer.
Dein Ansprechpartner
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